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Die Follow Up Mail: Der geheime Schlüssel zum Deal
Das Nachfassen ist das Ass im Ärmel vieler Vertriebsprofis. Aber wie sieht es mit E-Mail-Marketing aus? Hier will erfolgreiches Nachfassen gelernt sein. In diesem Artikel erklären wir, warum die Follow Up Mail so oft den entscheidenden Unterschied macht und wie Sie sie clever einsetzen können, um Ihre Abschlussquote zu steigern. Wer strategisch nachfasst, bleibt in Erinnerung – und erhöht die Wahrscheinlichkeit, den Deal abzuschließen.
In der heutigen E-Mail-Flut bekommen wir so viele Nachrichten, dass E-Mails, die nicht von bekannten Personen kommen oder generisch aussehen, oft nicht gelesen werden. Gerade bei Kaltakquise-E-Mails ist es deshalb essenziell, Nachfass-Mails zu schicken, da viele potenzielle Deals durch den Mangel an Follow-ups verloren gehen.
Eine Follow Up Mail zeigt dem Empfänger, dass Sie nicht aufgegeben haben und dass der Kontakt für Sie einen hohen Stellenwert hat. Sie signalisiert Beharrlichkeit und Engagement, ohne dabei aufdringlich zu wirken. Gerade wenn der erste Kontakt möglicherweise im Alltagstrubel untergegangen ist, bietet die Follow Up Mail eine zweite Chance, das Interesse des Empfängers zu wecken. Eine gezielt platzierte Nachfass-Mail kann oft das Zünglein an der Waage sein, das den Empfänger in Richtung einer Entscheidung bewegt.
Die Psychologie hinter erfolgreichem Nachfassen
Die persönliche Note ist besonders bei Kaltakquise von großem Vorteil, da sie das Vertrauen in Ihre Ernsthaftigkeit stärkt. Handgeschriebene Follow Up Mail mit persönlichen Erläuterungen sind deshalb extrem zielführend. Wenn der Empfänger das Gefühl hat, dass Sie sich Mühe gegeben haben, steigt die Bereitschaft, Ihnen ebenfalls entgegenzukommen. Hier kommen auch verschiedene psychologische Mechanismen ins Spiel: Das Prinzip der Reziprozität zum Beispiel bedeutet, dass Menschen eher bereit sind, etwas zurückzugeben, wenn sie das Gefühl haben, dass Ihnen etwas Wertvolles gegeben wurde – in diesem Fall Ihre Aufmerksamkeit und Zeit.
Ein weiteres wichtiges Prinzip ist das der Verankerung: Indem Sie durch die Follow Up Mail noch einmal Ihre Nachricht in Erinnerung rufen, helfen Sie dem Empfänger, die Relevanz Ihres Angebots besser einzuordnen. Das Prinzip der Knappheit erzeugt wiederum ein Gefühl der Dringlichkeit – wenn Sie beispielsweise erwähnen, dass Ihr Angebot zeitlich begrenzt ist, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger schneller reagiert. Insgesamt vermitteln Follow Up Mails dem Leser das Gefühl, dass Ihnen die Zusammenarbeit wichtig ist – und das macht sie so erfolgreich.
Achten Sie aber darauf, dass der Nachfassteil der Follow Up Mails extrem kurz ist, damit die Aufmerksamkeitspanne des Lesers genutzt werden kann.
Die perfekte Betreffzeile für eine Follow-up-E-Mail
Jetzt mal ehrlich – warum sollte man sich so viele Gedanken um die perfekte Betreffzeile machen, wenn es so viel einfacher geht? Die Theorie, dass eine Follow-up-E-Mail eine sorgfältig gestaltete, kreative und durchdachte Betreffzeile benötigt, um Aufmerksamkeit zu erregen, klingt ja ganz nett. Aber das ist unnötig kompliziert und am Ende nur Zeitverschwendung. Die simple Wahrheit: Alles, was eine Follow Up Mails wirklich braucht, ist ein schlichtes „Re:“ vor dem Betreff, denn die kreative Betreffzeile haben Sie ja hoffentlich schon in Ihre erste Mail eingebaut.
Das „Re:“ signalisiert sofort, dass es sich um eine Antwort oder ein Nachfassen handelt. Der Empfänger erkennt direkt: „Ah, da war doch was.“ Und allein dadurch wird die Mail viel eher geöffnet. Kein fancy Trick, keine ausgeklügelte Wortakrobatik, nur ein ganz banales "Re:" – und die Chancen steigen dramatisch, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Die E-Mail-Programme tragen sogar noch dazu bei, dass das "Re:" für deutsche User in "AW:" geändert wird. Da diese Art von E-Mail Antworten standardisiert ist und jeder sie versteht, ist dies auch die effektivste Art für Follow Up Mail Betreffzeilen. Es ist fast schon absurd, wie einfach und effizient das funktioniert, ohne dass Sie sich groß mit Kreativität herumschlagen müssen.
Am Ende wollen wir doch nur, dass die Mail geöffnet wird. Und dafür brauchen Sie keinen poetischen Meisterstreich, sondern schlicht und einfach die Macht des „Re:“ – weil die Direktheit oft am besten funktioniert.
Wie Sie eine Follow Up Mails clever gestalten
Zusätzlich können Sie eine weitere kurze Info hinzufügen, wo die Prinzipien von Verankerung, Dringlichkeit und Reziprozität verwendet werden, die ich am Anfang dieses Artikels erklärt habe.
Die Gestaltung der Follow-Up-Mail ist simpel. Wenn Sie händisch antworten, verwenden Sie am besten die Reply-Funktion Ihres E-Mail-Programms. Dadurch wird die ursprüngliche Nachricht automatisch gequotet und der Empfänger sieht sofort den Kontext: „Am [Datum] schrieb [Name] …“. Der gequotete Teil ist in der Mail eingerückt und gibt dem Empfänger die Möglichkeit, direkt zu sehen, was er möglicherweise übersehen hat. Diese Methode wirkt extrem organisch und vermittelt den Eindruck, als hätten Sie sich gerade eben die Mühe gemacht, erneut auf Ihre ursprüngliche Mail hinzuweisen – was der Wahrheit ja auch entspricht.
Bei deichweb erzielen wir mit dieser Strategie hervorragende Ergebnisse. Wir verwenden aber nicht die Reply-Funktion, des E-Mail Programmes, sondern automatisieren dieses organische Aussehen der Follow Up Mails und erreichen so eine tausendfach skalierbare, persönliche und authentische Kommunikation, die den Anschein hat, dass es sich um eine persönliche Antwort handelt. Genau diese Natürlichkeit ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, ein Feedback zu erhalten.
Der richtige Zeitpunkt für Ihre Follow Up Mails
Ein wichtiger Aspekt beim erfolgreichen Nachfassen ist der richtige Zeitpunkt für die Follow Up Mails. Diese Frage spaltet die Gemüter: Sollte man direkt nach dem ersten Kontakt nachfassen oder einige Tage verstreichen lassen, um dem Empfänger Zeit zur Verarbeitung zu geben? In der Praxis gibt es keine eindeutige Regel, doch Best Practices legen nahe, strategisch vorzugehen. Ein direktes Follow-up kann den ersten Eindruck festigen und Interesse aufrechterhalten, während ein gut getimtes, verzögertes Follow-up Raum schafft, um dem Empfänger einen „Aha-Moment“ zu ermöglichen.
Entscheidend hierbei ist es, den richtigen Moment zu wählen, bei dem die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion am höchsten ist. Indem man das Timing an die Bedürfnisse und den „Lebensrhythmus“ des Empfängers anpasst, wird nicht nur eine bessere Wahrnehmung des Angebots erreicht, sondern auch die Chance erhöht, dass der Empfänger die Botschaft als relevant und wertvoll erachtet. Letztlich gilt: Beim Nachfassen ist Timing alles – es sollte weder zu aufdringlich noch zu flüchtig sein.
Fazit: Die Kunst der erfolgreichen Follow Up Mails
Eine gut durchdachte Follow Up Mails ist mehr als nur eine Erinnerung – sie ist ein strategisches Werkzeug, das entscheidend dazu beitragen kann, den Deal abzuschließen. Die wichtigsten Grundsätze dabei sind Klarheit, Kürze und Authentizität. Anstatt den Empfänger mit zu vielen neuen Informationen zu überladen, reicht oft eine einfache, höfliche Erinnerung daran, dass eine Antwort noch aussteht.
Besonders effektiv ist die Nutzung der Reply-Funktion im E-Mail-Programm, um den ursprünglichen Mail-Verlauf einzubinden. Das erzeugt ein organisches und persönliches Gefühl, das beim Empfänger Vertrauen weckt. Durch diese Technik signalisieren Sie, dass Ihnen der Kontakt wichtig ist, ohne dabei aufdringlich zu wirken.
Das Ziel einer Nachfass-Mail ist es, dem Empfänger den nächsten Schritt so einfach wie möglich zu machen – ob durch eine klare Handlungsaufforderung oder den Verweis auf vorherige Korrespondenzen. Wenn Sie diese Grundsätze beherzigen, stehen die Chancen gut, dass Ihre Follow Up Mails nicht nur gelesen, sondern auch beantwortet wird.
Am Ende gilt: Wer geschickt nachfasst, bleibt im Gedächtnis und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass aus einem potenziellen Kontakt ein erfolgreicher Abschluss wird.
