Leadrecherche ist im modernen B2B-Vertrieb unverzichtbar – aber oft ein heimlicher Produktivitätskiller. Zeitaufwändige Recherche, CRM-Pflege und unqualifizierte Leads fressen Stunden, in denen dein Vertriebsteam nicht verkauft. Die Folge: Statt Abschlüssen häufen sich manuelle Aufgaben. Gerade Geschäftsführer in KMU spüren den Spagat: Vertrieb effizienter gestalten wollen, aber dafür nicht gleich neue Mitarbeiter einstellen. Zum Glück zeigt sich eine Lösung: Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) revolutionieren die Leadrecherche. In diesem Blogartikel erfährst du praxisnah, warum neue Mitarbeiter nicht das Kernproblem lösen, wie die Vertriebszeit heute wirklich verteilt ist, welche Zeitfresser im Vertrieb besonders störend sind – und wie automatisierte Akquise-Steckbriefe und KI-gestützte Prozesse dein Vertriebsteam entlasten und eure Vertriebsprozesse optimieren können. Bereit für den Vertrieb der Zukunft? Los geht’s!
Wenn die Sales-Pipeline stockt, klingt mehr Personal als schnelle Lösung verlockend. Doch zusätzliche Vertriebsmitarbeiter lösen selten das Grundproblem – sie multiplizieren es oft nur. Warum? Neue Mitarbeiter kosten viel Zeit und Geld, bevor sie Leistung bringen. Laut Harvard Business Review liegen die Kosten einer Neueinstellung samt Einarbeitung und Fluktuationsrisiko bei bis zu 100–300 % eines Jahresgehalts, und im Schnitt dauert es 8 Monate, bis neue Mitarbeiter ihre volle Produktivität erreichen (Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Wie du Fachpersonal richtig an Bord holst!). Eine andere Studie speziell im Vertrieb zeigt sogar: 42,5 % der Vertriebs-Neulinge benötigen 10 Monate oder länger, um wirklich zum Umsatz beizutragen (Sales Follow-Up Statistics and Process – The Power of Follow-Ups - IRC Sales Solutions). Kurz gesagt – einfach mehr Leute ins Team zu holen, bedeutet monatelange Einarbeitung und hohe Investitionen, ohne dass sofort mehr verkauft wird.
Während neue Sales-Mitarbeiter also erst einmal lernen und administrativen Aufwand verursachen, bleiben die eigentlichen Engpässe bestehen: Zu wenig Zeit beim Kunden, dafür zu viel Aufwand im Hintergrund. Statt vorschnell neue Stellen zu schaffen, sollten CEOs zuerst fragen: „Warum nutzt unser bestehendes Team nicht schon 100 % seiner Zeit für den Verkauf?“ Die Antwort führt meist zu ineffizienten Prozessen – und genau dort setzt Automatisierung an.
Führt man sich vor Augen, womit Vertriebsteams ihre Arbeitszeit tatsächlich verbringen, wird klar, wo der Hebel angesetzt werden muss. Aktuelle Studien zeichnen ein ernüchterndes Bild: Verkäufer verbringen nur etwa ein Drittel (34 %) ihrer Zeit mit echtem Verkauf, der Rest geht für andere Tätigkeiten drauf (Sales Follow-Up Statistics and Process – The Power of Follow-Ups - IRC Sales Solutions). Eine Auswertung von Vertriebsaktivitäten ergab zum Beispiel:
Nur rund 34 % der Zeit eines Sales-Mitarbeiters bleiben für aktive Verkaufsgespräche mit Kunden – also genau das, wofür er eingestellt wurde (Sales Follow-Up Statistics and Process – The Power of Follow-Ups - IRC Sales Solutions). Diese Zahl ist alarmierend. Sie bedeutet: Von einer 5-Tage-Arbeitswoche geht nur an weniger als 2 Tagen wirklich Verkaufstätigkeit über die Bühne, der Rest verpufft in Vorbereitung, Nachbereitung und Organisatorischem. Vertriebsprozess optimieren heißt also vor allem, dieses Ungleichgewicht zu beseitigen. Wenn man sich bewusst macht, dass hier mehr Potenzial brachliegt als ein zusätzlicher Mitarbeiter je bringen könnte, wird klar: Nicht Personalmangel, sondern Zeitfresser sind der wahre Engpass im Vertrieb.
Welche konkreten Zeitfresser rauben deinem Vertriebsteam den Tag? Hier die häufigsten Effizienzkiller im Vertriebsalltag und warum sie so hinderlich sind:
1. Manuelle Lead-Recherche: Bevor ein Vertriebler zum Hörer greift, verbringt er oft ewig damit, Informationen über den Lead zu sammeln – Firmenwebsites durchforsten, LinkedIn-Profile checken, Artikel lesen. Diese Recherche-Arbeit ist essenziell, frisst aber enorm Zeit. Jede Minute, die ein Sales-Manager mit Googeln verbringt, ist eine Minute ohne Kundenkontakt.
2. Unqualifizierte Leads bearbeiten: Nichts ist frustrierender, als viel Energie in einen Interessenten zu stecken, um dann festzustellen, dass kein echtes Potenzial dahintersteckt. Traditionell landen viele Leads unqualifiziert beim Vertrieb und die Mitarbeiter mühen sich ab, Spreu vom Weizen zu trennen. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Stunden, die an wirklich kaufbereiten Kontakten fehlen.
3. CRM-Pflege und Administration: Angeblich soll das CRM das Leben erleichtern – doch die Pflege von Kundendaten entwickelt sich schnell zum Zeitgrab. Kontakte anlegen, Gesprächsnotizen schreiben, Opportunities updaten: Diese Routinearbeiten sind wichtig für die Nachverfolgung, aber sie nehmen Vertriebsprofis enorm viel Zeit. Studien beziffern den Anteil für Dateneingabe & Dokumentation auf fast ein Fünftel der Arbeitszeit (Sales Follow-Up Statistics and Process – The Power of Follow-Ups - IRC Sales Solutions). Hier läuft der Vertrieb quasi im Leerlauf.
4. Angebots- und Follow-up-Erstellung: Nach dem Kundengespräch ist vor dem Follow-up. Individuelle Angebots-E-Mails aufzusetzen, PDFs zu erstellen, Nachfass-Telefonate zu terminieren – all das summiert sich. Oft wird jeder Follow-up nahezu von Grund auf neu geschrieben, um persönlich zu wirken. Ohne Vorlagen oder Automation entsteht so mit jedem Lead wieder von vorn Aufwand.
Diese Beispiele machen deutlich: Die eigentliche Verkaufstätigkeit leidet, weil drumherum zu viel Handarbeit anfällt. Für Geschäftsführer heißt das: Willst du deinen Vertrieb effizienter gestalten, musst du genau diese Zeitfresser eliminieren. Und genau hier kommen smarte Automatisierungslösungen ins Spiel.
Stell dir vor, dein Vertriebsteam hätte vor jedem Erstgespräch ein detailliertes Dossier zum potenziellen Kunden auf dem Tisch – ohne dass jemand stundenlang recherchieren musste. Genau das leistet ein automatisierter Akquise-Steckbrief. Aber was ist das genau?
Ein Akquise-Steckbrief ist eine automatisch erstellte Profilseite über einen Lead (oft den Entscheider im Zielunternehmen), die alle relevanten Infos auf einen Blick bündelt. Er enthält z. B.:
Der Clou: Niemand aus deinem Team muss diese Infos manuell zusammentragen. Ein automatisierter Prozess übernimmt die Leadrecherche im Hintergrund. Das läuft typischerweise so ab:
Am Ende erhält dein Vertriebler vor dem Kundengespräch ein kompaktes Briefing – wie eine persönliche Cheat-Sheet-Seite für jeden Lead. Damit ist er in jeder Unterhaltung bestens vorbereitet, kann gezielt auf Pain Points eingehen und spart enorm Zeit in der Vorbereitung.
Die Theorie klingt gut – aber wie setzt man das praktisch um? Die gute Nachricht: Man muss kein IT-Konzern sein, um solche Automatisierungen im Vertrieb einzuführen. Es gibt heute zahlreiche Tools, mit denen auch KMU ihren Vertriebsprozess optimieren können. Hier einige Ansätze und Beispiele:
Make (ehem. Integromat) & Zapier: Diese No-Code-Automatisierungsplattformen sind echte Game-Changer für den Mittelstand. Mit ihnen kann man verschiedene Apps und Dienste miteinander verknüpfen, ohne zu programmieren. Ein Praxisbeispiel: Wenn ein neuer Lead ins CRM eingetragen wird, könnte Make automatisch einen Ablauf starten: 1) Firmennamen nehmen und Firmenwebsite aufrufen, 2) relevante Daten aus der Website ziehen (z.B. per API oder Scraper), 3) gleichzeitig über eine Zapier-Integration das LinkedIn-Profil des Entscheiders finden, 4) alle Infos in einem Google-Dokument oder im CRM-Notizfeld zusammenführen. Das passiert in Minuten vollautomatisch.
KI-Dienste (z.B. Relevance AI): Um aus rohen Daten smarte Insights zu gewinnen, helfen spezialisierte KI-Tools. Relevance AI etwa kann Texte analysieren, kategorisieren und sogar Scoring durchführen. Angenommen, du hast 50 neue Leads von einer Messe: Eine KI könnte die Website-Texte dieser 50 Firmen analysieren und automatisch die vielversprechendsten Leads identifizieren – z.B. jene, die am häufigsten Wörter verwenden, die zu eurem Idealprofil passen. So fokussiert sich dein Team zuerst auf die höchstrelevanten Interessenten, anstatt alle 50 gleich abzuarbeiten.
CRM-Workflows & Co.: Moderne CRM-Systeme haben oft integrierte Automationen. Du kannst z.B. definieren, dass beim Anlegen eines neuen Kontakts ein „Steckbrief-Report“ erzeugt und per E-Mail ans Vertriebsteam geschickt wird. Möglich ist auch, E-Mails ans Team auszulösen, wenn gewisse Kriterien erfüllt sind („Lead XY hat gerade zum dritten Mal unsere Preisseite besucht“ – Tipp: Viele Marketing-Automation-Tools oder Web-Analytics bieten Benachrichtigungen solcher Art, die ins Vertriebssystem integriert werden können).
Wichtig ist, klein anzufangen: Identifiziere einen nervigen manuellen Schritt und automatisiere ihn mit einem Tool-Workflow. Schon ein paar Stunden eingesparte Recherchezeit pro Woche und Mitarbeiter summieren sich. Zudem wird dein Team die neuen Möglichkeiten schnell zu schätzen wissen – weil sie merken, dass sie mehr Zeit fürs Verkaufen haben.
Wie sähe er aus, der Vertrieb der Zukunft in deinem Unternehmen? Stell dir einen Vertriebsprozess vor, der maximal effizient ist: Jeder Mitarbeiter verbringt den Großteil seiner Zeit im direkten Kundenkontakt, unterstützt von digitalen Assistenten im Hintergrund. Routineaufgaben laufen quasi von selbst. Utopie? Keineswegs – viele dieser Szenarien sind heute schon real machbar.
Im Vertrieb der Zukunft betritt dein Sales-Manager das Meeting immer voll informiert. Während der Fahrt zum Kunden hat er beispielsweise via Tablet den automatisierten Akquise-Steckbrief studiert: Alle aktuellen Infos sind parat, relevante Neuigkeiten des Tages wurden direkt eingefügt. Er weiß genau, welche Herausforderungen der Kunde gerade hat, welche Produkte sie interessieren könnten und was zuletzt besprochen wurde. So kann er das Gespräch personalisiert und auf Augenhöhe führen, anstatt mit Standard-Pitches Zeit zu verschwenden.
Kurzum, der Vertrieb der Zukunft ist datengetrieben, proaktiv und perfekt vorbereitet. Menschliche Stärken – Beziehungsaufbau, Verhandlungsgeschick, Kreativität – treten wieder in den Vordergrund, weil lästige Vorarbeiten automatisiert sind. Unternehmen, die heute in solche Prozessoptimierungen investieren, verschaffen sich nicht nur einen Effizienzvorteil, sondern auch einen Vorsprung bei der Kundenzufriedenheit: Kunden spüren, wenn ein Ansprechpartner wirklich ihr Geschäft versteht, statt nur blind zu verkaufen.
Nach dem Erstkontakt beginnt die vielleicht wichtigste Phase: das Follow-up. Hier trennt sich im Vertrieb oft die Spreu vom Weizen. Allerdings haben viele Verkäufer Hemmungen oder schlicht zu viel auf dem Tisch, um konsequent nachzufassen – ein fataler Fehler, denn Verkaufschancen werden so verspielt. Statistiken belegen, dass rund 80 % der Abschlüsse erst nach mindestens 5 Nachfass-Kontakten erfolgen (31 Must-Know Sales Follow-Up Statistics for 2024 Success - Peak Sales Recruiting). Doch 44 % der Vertriebsmitarbeiter geben schon nach dem ersten Follow-up auf (Sales Follow-Up Statistics and Process – The Power of Follow-Ups - IRC Sales Solutions) – hier bleibt enorm viel Potenzial liegen!
Die Lösung: Automatisiere deine Follow-ups so, dass niemand vergessen wird, und zwar ohne wie Massen-Spam zu wirken. Ein paar erprobte Tipps, wie das gelingt:
Personalisierte Vorlagen nutzen: Automatisiert heißt nicht unpersönlich. Gute Follow-up-Systeme erlauben Variablen und Module. Etwa wird in der E-Mail-Vorlage automatisch der Name, Firmenname und ein individueller Bezug eingesetzt – letzteres kann z.B. der Website-Schnipsel aus dem Akquise-Steckbrief sein („Ihr Kommentar auf Ihrer Website über Innovation X hat mich neugierig gemacht…“). Solche Details lassen die Mail menschlich wirken, obwohl sie aus der Vorlage kommt.
Timing und Tracking durch KI: KI kann helfen, das ideale Timing zu finden – etwa den Versandzeitpunkt optimieren, wenn die Öffnungsraten am höchsten sind. Sie kann auch erkennen, welche Formulierungen gut ankommen. Moderne Tools analysieren, ob ein Kunde auf eine Mail interagiert (öffnet, klickt) und passen daraufhin die weitere Kommunikation an. Beispiel: Hat der Empfänger die Mail nicht geöffnet, schickt das System einige Tage später automatisch eine leicht veränderte Betreffzeile, die mehr Aufmerksamkeit verspricht.
Authentisch bleiben: Wichtig ist, dass trotz Automatisierung der Ton zur Firmenkultur passt. Vermeide zu steife Standardfloskeln. Schreibe Follow-ups so, wie du auch persönlich sprechen würdest. Teste ruhig verschiedene Ansätze (A/B-Test per Tool) und schaue, was am besten funktioniert. Wenn der Empfänger das Gefühl hat, da meldet sich ein Mensch, der sich wirklich für ihn interessiert, ist es egal, ob der Versand automatisiert erfolgte.
Mit solchen automatisierten, aber warmherzigen Follow-up-Prozessen schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe: Dein Team bleibt hartnäckig und dran an jedem Lead – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand – und die Leads fühlen sich trotzdem individuell betreut statt von einer Marketing-Maschine bedrängt. So steigt die Abschlussrate, ohne dass du mehr Personal einsetzen musst.
Zum Abschluss hier eine kurze Checkliste für dich als Geschäftsführer – Maßnahmen, mit denen du sofort starten kannst, um dein Vertriebsteam zu entlasten und euren Vertriebsprozess zu optimieren (ohne neue Leute einstellen zu müssen):
Mit diesen Schritten leitest du einen Wandel ein, der dein bestehendes Vertriebsteam massiv entlastet und zugleich die Abschlussquote erhöht – ohne eine einzige zusätzliche Vertriebskraft einstellen zu müssen. Die Zukunft des Vertriebs beginnt nicht erst in fünf Jahren, sie kann heute starten: indem du smarte Prozesse implementierst, die aus deinem Sales-Team echte Produktivitäts-Champions machen.
Traditionelle Vertriebsarbeit stößt in einer digitalen B2B-Welt an Grenzen: Zu viel Zeit geht für Leadrecherche, Datenpflege und repetitives Nachfassen drauf. Einfach mehr Verkäufer einzustellen, wäre teuer und ineffizient – stattdessen sollten die bestehenden Teams smarter arbeiten, nicht härter. Moderne Automatisierung und KI liefern die Werkzeuge dafür. Vom automatisierten Akquise-Steckbrief bis zum intelligenten Follow-up-Workflow – es gibt zahlreiche Hebel, um die Produktivität im Vertrieb dramatisch zu steigern. Das Ergebnis: Dein Team kann sich auf das konzentrieren, was kein Automat ersetzen kann – echte Verkaufsberatung und Kundenbeziehungen.
